Cómo formar a tu equipo en IA (y cumplir la obligación de alfabetización)

Tu equipo ya usa IA. Alguien redacta correos con ChatGPT, otro traduce con una herramienta gratuita, otro resume contratos pegándolos en un chat. Nadie les ha explicado qué pueden meter ahí y qué no, ni por qué la respuesta suena segura aunque sea falsa.

Eso tiene dos problemas. El primero es práctico: errores, datos de clientes donde no deben estar y horas perdidas corrigiendo. El segundo es legal: el Reglamento europeo de IA obliga a las empresas que usan IA a formar a su gente. En esta guía te contamos qué pide exactamente la norma hoy, qué cambió en julio de 2026 y cómo montar un plan de formación en una pyme sin convertirlo en un curso que nadie recuerda.

¿Qué dice el artículo 4 del Reglamento de IA?

El Reglamento (UE) 2024/1689 define la alfabetización en IA como las capacidades, conocimientos y comprensión que permiten usar sistemas de IA con conocimiento de causa y ser consciente de sus oportunidades, sus riesgos y los perjuicios que pueden causar.

El artículo 4 convierte eso en una obligación para dos figuras:

• Proveedores: quien desarrolla un sistema de IA y lo pone en el mercado.
• Responsables del despliegue: quien usa un sistema de IA en su actividad profesional. Aquí entra casi cualquier pyme que use IA en el trabajo.

La obligación no se limita a la plantilla. Incluye a las “demás personas” que manejan la IA en tu nombre. La Comisión Europea pone como ejemplo contratistas, proveedores de servicios o incluso clientes.

¿Y si solo usáis ChatGPT? La Comisión responde de forma directa en sus preguntas y respuestas: una empresa cuyos empleados usan ChatGPT para redactar anuncios o traducir textos también está afectada. Como mínimo, esas personas deben conocer los riesgos concretos, por ejemplo las alucinaciones.

¿Desde cuándo es obligatorio?

• 2 de febrero de 2025. El artículo 4 está en el capítulo I del Reglamento, y el artículo 113 fija que los capítulos I y II se aplican desde esa fecha. La obligación ya está en vigor.
• Agosto de 2026. Según la Comisión Europea, las autoridades nacionales de vigilancia del mercado supervisan y hacen cumplir estas normas desde esa fecha.

La Comisión insiste en que las sanciones deben ser proporcionadas y tener en cuenta la gravedad y si hubo intención o negligencia. Y añade un matiz que conviene leer dos veces: una sanción es más probable si hay un incidente causado por falta de formación. Dicho de otro modo, el riesgo real no es una inspección aleatoria. Es que un empleado sin formar provoque un problema y no puedas demostrar que hiciste algo para evitarlo.

¿Qué cambió el Ómnibus digital en 2026?

La Comisión presentó el 19 de noviembre de 2025 una propuesta para simplificar el Reglamento de IA, conocida como Ómnibus digital. En lo que toca a la alfabetización, proponía trasladar el peso de la obligación a la Comisión y a los Estados miembros.

El texto que se aprobó al final fue más moderado. Es el Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio de 2026, publicado en el Diario Oficial el 24 de julio y en vigor desde el 27 de julio de 2026. Sustituye el artículo 4 así:

• Antes: había que adoptar medidas para garantizar que el personal tuviera un nivel suficiente de alfabetización en IA.
• Ahora: hay que adoptar medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en IA del personal, teniendo en cuenta sus conocimientos, experiencia y formación, y el contexto de uso. La norma aclara que esto no obliga a garantizar un nivel concreto de ninguna persona.
• Nuevo papel público: la Comisión y los Estados miembros apoyarán a las empresas, en especial a las pymes, y la Comisión publicará ejemplos prácticos de cumplimiento.

La lectura correcta: la obligación sigue existiendo, pero se mide por lo que haces, no por el nivel que alcanza cada persona. Y si usas sistemas de IA de alto riesgo, se mantiene aparte la obligación de que quien los maneja esté formado para supervisarlos.

¿Hay que certificar o documentar algo?

Esto es lo que dice la Comisión Europea en su documento de preguntas y respuestas, actualizado el 27 de julio de 2026:

• No hace falta ningún certificado. Basta con un registro interno de las formaciones y otras acciones.
• No hay que medir el nivel de conocimiento de cada empleado.
• No hay un formato obligatorio. Ni curso oficial, ni horas mínimas, ni requisitos por sector.
• No hace falta un responsable de IA ni un comité de gobierno.
• Las instrucciones de uso no bastan. Pedir a la plantilla que se lea el manual de la herramienta puede ser ineficaz.
• Se pueden hacer niveles distintos según el perfil y lo que cada uno sabe.

La Comisión propone además cuatro preguntas como contenido mínimo de partida: qué es la IA y cuál se usa en tu empresa; si eres proveedor o solo usuario; qué riesgos tienen los sistemas que usáis; y qué necesita saber cada persona según su puesto y su nivel.

¿Qué contenidos mínimos debe tener la formación?

Traducido a una pyme, estos cinco bloques cubren lo que pide la Comisión y lo que más problemas evita:

• Qué es y qué no es la IA. Un modelo de lenguaje predice texto. No consulta una base de datos de verdades ni “sabe” nada de tu empresa salvo lo que le das.
• Límites y alucinaciones. La IA se inventa datos, citas, artículos de leyes y cifras con total seguridad. Todo lo que sale hacia un cliente o un organismo lo revisa una persona.
• Datos y confidencialidad. Qué nunca se pega en una herramienta pública: datos personales de clientes, contratos, nóminas, contraseñas. Qué herramientas están aprobadas y cuáles no. Lo desarrollamos en la guía de seguridad de la IA en la empresa.
• Política de uso. Una página, no un manual: herramientas permitidas, usos prohibidos, a quién preguntar y cómo avisar de un error.
• Casos del propio puesto. La parte que más se recuerda. Cada persona practica con sus tareas reales, no con ejemplos genéricos.

¿Cómo repartir la formación por perfiles?

No todo el mundo necesita lo mismo. Esta tabla es un punto de partida para una pyme de 5 a 50 personas:

Perfil	Qué necesita saber	Casos para practicar	Formato orientativo
Dirección	Qué obliga el Reglamento, riesgos para el negocio, cómo decidir qué herramientas se aprueban, qué dejar documentado	Evaluar un proceso candidato a automatizar, revisar la política de uso	Sesión de trabajo sobre vuestros procesos
Administración	Confidencialidad de datos, revisión de cifras, límites en cálculos y normativa	Resumir facturas o correos, preparar borradores, extraer datos de documentos	Sesiones cortas en el puesto con sus documentos
Atención al cliente	Qué se puede decir y prometer, cuándo pasar a una persona, avisar de que se habla con una IA, tono	Borradores de respuesta, clasificar consultas, revisar lo que contesta un asistente	Sesiones cortas con conversaciones reales anonimizadas
Operaciones	Supervisar lo que hace la IA, detectar errores, qué hacer cuando falla	Revisar pedidos, partes o albaranes generados, comprobar datos antes de usarlos	Formación en el puesto sobre la herramienta concreta

Si alguien de tu equipo ya tiene formación técnica en IA, la Comisión admite que normalmente cuenta como alfabetizado. Aun así, conviene que conozca vuestras herramientas, vuestros riesgos y la parte legal.

¿Qué formato funciona mejor?

Las sesiones cortas en el puesto funcionan mejor que los cursos genéricos. Un curso de ocho horas sobre “la revolución de la IA” se olvida en una semana. Una hora al mes practicando con los correos, las facturas o las consultas que esa persona gestiona cada día cambia cómo trabaja.

Un esquema que encaja en una pyme:

1. Una sesión común de arranque para todo el equipo: qué es la IA, alucinaciones, datos y política de uso.
2. Sesiones por puesto con tareas reales, en grupos pequeños.
3. Un canal de dudas donde se comparten errores y trucos. La Comisión lo cita como buena práctica en su propia organización.
4. Un repaso cuando cambia algo: una herramienta nueva, un proceso automatizado, una persona que entra.

Si quieres bonificar la formación con FUNDAE, ten en cuenta que cada acción formativa debe durar al menos 2 horas. Agrupa varias sesiones cortas en una misma acción para cumplirlo.

¿Cómo lo mides y lo documentas?

La norma no obliga a medir, pero documentar es tu mejor defensa si hay un incidente. Un registro sencillo basta:

• Qué herramientas de IA se usan y quién las usa.
• Qué formación ha recibido cada persona: fecha, contenidos, duración y formador.
• La política de uso firmada o leída, con fecha.
• Una prueba práctica breve al final de cada sesión: detectar una alucinación, decidir si un dato se puede pegar en una herramienta.
• Incidencias y cambios: errores detectados y qué se ajustó en la formación.

Si no sabes por dónde empezar, el autodiagnóstico de IA te ayuda a ver qué herramientas usa tu equipo y dónde están los riesgos.

¿Se puede pagar con FUNDAE?

Sí. La formación programada por las empresas permite recuperar el coste de la formación de tu plantilla como bonificación en las cotizaciones a la Seguridad Social. Así funciona según FUNDAE:

• Tienes un crédito anual. Se calcula a partir de lo que tu empresa cotizó por formación profesional el año anterior, multiplicado por un porcentaje según la plantilla media: 100 % de 1 a 9 trabajadores, 75 % de 10 a 49, 60 % de 50 a 249 y 50 % a partir de 250. FUNDAE tiene un simulador para calcularlo.
• Si tienes menos de 50 trabajadores, puedes acumular el crédito que no gastes para los dos años siguientes. Tienes que marcarlo en la aplicación antes del 30 de junio.
• La gestión se hace en la aplicación de FUNDAE, con certificado digital de representante. La puede llevar tu propia empresa o una entidad organizadora.
• Si hay representación de los trabajadores, hay que informarla antes de empezar. Tiene 15 días hábiles para pronunciarse.
• Comunicas el inicio del grupo al menos 2 días naturales antes de empezar.
• Requisitos del curso: gratuito para el trabajador, mínimo 2 horas, máximo 30 participantes en presencial, control de asistencia y cuestionario de evaluación al final.
• Al terminar, comunicas la finalización con los participantes que hayan hecho al menos el 75 % y los costes. Te bonificas en los seguros sociales antes del boletín de diciembre.
• Conserva la documentación cuatro años.

Dos matices. Las empresas de más de 5 trabajadores deben aportar una parte del coste: la cofinanciación privada. Y los gastos de organización de una entidad externa tienen un tope del 10 % del coste de la acción, que sube al 15 % para empresas de 6 a 9 trabajadores y al 20 % de 1 a 5.

Un efecto útil: la documentación que exige FUNDAE (contenidos, asistencia, evaluación) es la misma que te sirve como registro interno para el artículo 4.

¿Qué tiene que ver con el Bono de inteligencia artificial?

El Bono de inteligencia artificial del Plan IA360, presentado el 21 de septiembre de 2026, todavía no tiene bases. Pero el documento del plan ya adelanta que su diseño “incluiría pagos por hitos y condiciones acerca de formación en IA de los trabajadores”.

No se sabe aún qué formación exigirá ni cómo habrá que acreditarla. Lo que sí sabes es esto: si empiezas ahora, con un plan por perfiles y un registro ordenado, cumples hoy con el artículo 4 y llegas a la convocatoria con el trabajo hecho.

¿Por dónde empiezo?

1. Haz inventario de las herramientas de IA que usa tu equipo, las aprobadas y las que no.
2. Escribe una política de uso de una página.
3. Da la sesión común a todo el equipo.
4. Planifica las sesiones por puesto y mira tu crédito de FUNDAE.
5. Abre el registro y actualízalo con cada formación.

En la auditoría de empresa revisamos qué IA se usa en tu negocio, dónde están los riesgos y qué necesita saber cada puesto. Si quieres empezar por ahí, escríbenos.