Cómo elegir un proveedor de IA para tu negocio

Te dan la vuelta al portátil y ahí está: un chat con el logo de tu empresa arriba, contestando solo. Parece que ya está hecho y que solo falta firmar. Así que escribes tú una pregunta, una de las de verdad, de las que te hacen los clientes un martes cualquiera. Y el chat contesta una cosa que vale para cualquier negocio y para el tuyo no.

Ese logo se ha añadido esta mañana. Debajo hay una plantilla que el mismo proveedor le está enseñando, con otro logo, a la peluquería de al lado y a un taller de Los Barrios. Que exista una plantilla no está mal. Lo que está mal es que te la vendan como si la hubieran construido para ti.

Contratar a alguien para que te monte inteligencia artificial se parece a contratar a alguien para una obra: no ves el trabajo por dentro hasta que ya lo has pagado, y para entonces distinguir al que sabe del que improvisa sale caro. Este artículo no te va a decir a quién contratar. Te va a dar las preguntas que separan a uno de otro, y las señales que delatan al segundo antes de firmar nada.

¿Por qué es tan fácil que te la cuelen ahora mismo?

Porque casi nadie tiene con qué comparar. Según el ONTSI (Red.es), en su informe de indicadores de uso de inteligencia artificial en España, el 11,4% de las empresas de 10 o más empleados usó IA en 2024. Es decir, casi nueve de cada diez no la usaban. La mayoría de los negocios que conoces no ha contratado esto nunca.

Eso tiene una parte buena: hay margen, y la mayoría de los que compiten contigo todavía no lo han hecho. Y tiene una trampa. Como es un mercado nuevo, en el que casi nadie ha comprado antes, está lleno de gente que se ha subido esta temporada y de clientes que no tienen un proveedor anterior con el que comparar. Ahí es donde el que improvisa lo tiene más fácil. Las preguntas de abajo sirven para nivelar eso.

¿Escribe el código o te revende una plantilla con tu logo?

Esta es la primera y la que más ahorra. Hay proveedores que construyen software —una web, una app, un agente que atiende, una integración entre tus herramientas— y lo construyen alrededor de tu proceso. Y hay quien coge una plantilla genérica, le cambia el logo y el color, y te la entrega como si fuera tuya.

La plantilla no es el demonio. Para algunas cosas sencillas está bien, y lo honesto es decírtelo. El problema es pagar un traje a medida y recibir uno de percha con tu nombre cosido encima.

Se distingue con una pregunta concreta: cuéntale un caso raro pero real de tu negocio —ese cliente que pide las cosas al revés, ese trámite que solo pasa en temporada— y pregúntale si el sistema lo va a saber hacer. Quien construye te contesta cómo lo resolvería y qué haría falta. Quien revende te dice que “eso no se puede” o que “no suele hacer falta”. Lo que no se puede tocar es lo que no es tuyo.

¿Te enseña algo funcionando o un PowerPoint?

Una presentación bonita la hace cualquiera. Diapositivas con flechas, logos de tecnologías que suenan bien y una promesa al final. Eso no cuesta casi nada de montar, y por eso no prueba nada.

Pide ver algo funcionando. No hace falta que sea el producto entero: un prototipo pequeño, sobre uno de tus casos de verdad, dice más que cuarenta diapositivas. Si todo está siempre “en la siguiente fase”, si nunca hay nada que tocar con las manos, a lo mejor es que todavía no hay nada detrás.

Un proveedor que construye tiene cosas que enseñarte funcionando, aunque sean pequeñas, aunque sean de otros clientes. El que solo vende tiene un catálogo.

¿Te da un número sin preguntarte nada?

Este es el más viejo y el que más se repite. Alguien te enseña un porcentaje redondo, o un “3x”, o te cierra un presupuesto en la primera llamada, y todavía no te ha preguntado a qué te dedicas.

Ese número no está mal calculado. Es que no está calculado, porque no puede estarlo: para saber lo que te devuelve automatizar algo hay que saber qué haces hoy, cuántas veces al día lo haces y cuánto te cuesta hacerlo. Quien te da un retorno o un precio antes de preguntarte nada de eso, se lo está inventando. Lo contamos entero, con la fórmula y todo, en por qué no existe un ROI medio de la automatización.

La señal fiable no está en el número. Está en las preguntas que te hicieron antes de darlo. Si no te preguntaron nada, el número es de catálogo.

¿Qué pasa con los datos de tus clientes?

Por ese sistema van a pasar los datos de tu gente: nombres, teléfonos, lo que han comprado y, en algunos negocios, cosas más delicadas —una clínica maneja datos de salud; una gestoría, datos fiscales—. No es un detalle técnico que puedas dejar para después. Es responsabilidad tuya aunque el sistema lo lleve otro.

Así que pregunta, y fíjate en si sabe responder: ¿dónde acaban esos datos?, ¿quién los procesa?, ¿hay un contrato de encargo de tratamiento?, ¿se usan para entrenar modelos de terceros? Los datos tienen que tratarse conforme al RGPD, y la Agencia Española de Protección de Datos tiene una guía sobre cómo adecuar a la normativa los tratamientos que incorporan inteligencia artificial. No hace falta que te la sepas de memoria; hace falta que tu proveedor sepa que existe.

Hay además una fecha que no es opinión de nadie: el Reglamento Europeo de IA obliga, desde agosto de 2026, a que un chatbot avise de que es una máquina y no una persona. Un proveedor que se encoge de hombros cuando le preguntas por el RGPD te está diciendo, sin decirlo, quién va a cargar con el problema si algo sale mal.

¿Lo montan sobre las herramientas que ya usas?

Tú ya tienes cosas funcionando: un TPV, una agenda, un CRM, el WhatsApp del negocio, una hoja de cálculo que conoce todo el mundo. Un buen proveedor construye encima de eso y lo conecta entre sí. El que improvisa te pide que lo tires todo y te metas en su plataforma cerrada, donde tus datos quedan dentro y salir cuesta.

La pregunta es directa: ¿esto se conecta con lo que ya uso o tengo que migrarlo todo? La respuesta te dice dos cosas. Si el proveedor trabaja con tu realidad o contra ella, y de quién van a ser tus datos el día que quieras cambiar. Un sistema que te tiene atado no es más cómodo: es más difícil de dejar, que no es lo mismo.

¿Te acompaña después o desaparece al cobrar?

El software no es una compra que se hace una vez y ya está. Tu TPV se actualiza, una integración deja de funcionar sola, entra una normativa nueva, montas un servicio que antes no dabas. Todo eso toca el sistema. Lo que nadie mantiene se va estropeando solo.

Pregunta quién lo arregla cuando se rompa y a quién llamas dentro de tres meses. No para arrancarle un compromiso imposible —los plazos y las condiciones dependen de cada proyecto, y quien te promete lo mismo para todos también miente ahí—, sino para ver si tiene una respuesta o cambia de tema. El que desaparece en cuanto cobra la instalación te sale barato exactamente hasta el día que se rompe algo.

Señales de alarma, en concreto

Ninguna es definitiva por sí sola, pero juntas dibujan bastante bien al que hay que evitar:

• Un número antes que una pregunta. Un porcentaje o un precio antes de saber a qué te dedicas.
• La palabra “garantizado” pegada a un resultado de negocio. Nadie serio garantiza un retorno que depende de cómo trabajes tú.
• Un estudio citado sin enlace, sin año y sin quién lo firma. Pídelo. Si existe, llega en diez segundos.
• El mismo producto para una peluquería y para una gestoría. Operativamente no se parecen en nada. Si les vale lo mismo, no han mirado ninguno de los dos.
• Nunca hay nada que ver funcionando. Todo está en la siguiente fase.
• No saben dónde acaban los datos de tus clientes, o la pregunta les incomoda.
• Hay que tirarlo todo para entrar en su plataforma cerrada.
• Prisa. “Esta oferta es solo esta semana.” Una decisión así no caduca el viernes.

Preguntas frecuentes

¿Cómo distingo a quien construye de quien solo pone mi logo en una plantilla?

Cuéntale un caso concreto y algo raro de tu negocio y pregúntale si el sistema lo va a saber manejar. Quien construye te explica cómo lo resolvería y qué haría falta. Quien revende te dice que eso no se puede o que no suele hacer falta. Y pide ver algo funcionando con uno de tus casos, no una diapositiva: lo que no se puede enseñar funcionando muchas veces es porque todavía no existe.

¿Es mala señal que no me den un precio ni un plazo en la primera reunión?

Al contrario, suele ser buena. Un precio o un plazo cerrados antes de conocer tu proceso son de catálogo, y un plazo de entrega prometido sin haber visto el trabajo es una invención con forma de compromiso. Lo que sí puede darte alguien serio desde el primer día es cómo enfocaría el problema y qué haría falta saber para poder cerrar un número. Esa conversación sí se puede tener antes de contratar nada.

¿Qué tengo que preguntar sobre los datos de mis clientes?

Dónde se guardan, quién los procesa, si hay un contrato de encargo de tratamiento y si se usan para entrenar sistemas de terceros. No necesitas ser experto en protección de datos; necesitas que quien te lo monta sí sepa que el RGPD existe y te conteste sin ponerse nervioso. Si la pregunta le molesta, ya tienes una respuesta.

¿Importa que el proveedor sea pequeño o nuevo?

Ser pequeño o llevar poco no es la señal de alarma. Improvisar sí lo es. Un equipo pequeño que te enseña código funcionando, te hace las preguntas correctas y sabe dónde acaban tus datos es mejor apuesta que uno grande con una buena presentación y nada detrás. Mira lo que te enseña y lo que te pregunta, no el tamaño del logo.

Antes de firmar

Con estas preguntas puedes filtrar tú solo a la mayoría. No hace falta que nos llames para usarlas; están escritas para eso.

Y si nos toca respondértelas a nosotros, adelante: pregúntanos por el caso raro de tu negocio, por dónde acabarían los datos de tus clientes y por quién lo mantiene después. Cuéntanos qué necesitas y te decimos si podemos hacerlo, cómo lo enfocaríamos y qué costaría. Si no es para nosotros, también te lo decimos. Puedes ver en qué trabajamos o contarnos tu caso.